O processo de comunicação pode ser tanto verbal (oral, leitura e escrita) quanto gestual (postura, olhares, gestos, expressões faciais, silêncios, movimentos, dentre outros). Comunicar é tornar aos outros os nossos pensamentos, sendo eficaz quando provoca uma reação ou resposta que corresponda às idéias ou necessidade que temos em mente e que desejamos passar ao leitor ou ouvinte.
A comunicação está relacionada a outras áreas do comportamento humano, como a motivação e a percepção, o que e como as pessoas comunicam é determinado pela percepção de si mesmo e do outro. Nas organizações a comunicação franca e aberta nem sempre é fácil de ser encontrada pois exige um processo de integração desde a emissão da mensagem até o seu destino final. Nesse intercâmbio muitas vezes a mensagem encontra obstáculos, barreiras e interferências que impedem ou alteram o resultado final da comunicação, reduzindo ou anulando sua eficiência.
Ser franco e aberto não é tarefa fácil, mas é algo que deve e pode ser exercitado. Para ser sincero no ambiente de trabalho não é necessário ser rude ou agressivo, nem estar na defensiva. O problema da comunicação interpessoal e no trabalho é tão significativo que as distorções podem acarretar conflitos e estresse nos funcionários, gerar inimizadas profundas, comprometendo os elacionamentos interpessoais, o desempenho e a produtividade.
Muitas organizações estão tão preocupadas com a comunicação eficaz, que incentivam primeiramente seus gestores a passarem as informações de forma clara, objetiva, honesta e exata evitando assim o máximo de distorções. Citem-se como exemplo a General Electric (GE) que oferece instrumentos para avaliar constantemente seus gestores pelo grau e sucesso com que transmitem as informações e qual o resultado no desempenho das equipes.
O problema da comunicação ineficaz é vivenciado na maioria das organizações, principalmente naquelas que possuem uma gestão centralizada e fiscalizadora. Esse modelo de gestão tende a reforçar fofocas, intrigas e boatos exercidos por meio da comunicação oral já que é a via mais rápida para receber as informações.
A empresa por meio deve incentivar a comunicação eficaz demonstrando como adotar uma comunicação empática em que o receptor compreenda as informações. Sobretudo, deve incentivar o feedback no sentido de verificar se a comunicação foi compreendida nos dois sentidos; usar mídia apropriada, pois nem todas as formas de comunicação utilizadas são adequadas para todos os objetivos e finalidade. Exemplo: a comunicação oral é melhor para discutir os problemas relacionados ao colaborador, enquanto a comunicação escrita é indicada para os assuntos futuros por ser mais lenta e a combinação de ambas é melhor para as ações rápidas e orientação específica.
O profissional por sua vez deve aprimorar sua habilidade de comunicação para que ela seja assertiva no ambiente de trabalho. Sempre que possível, comunique-se por escrito (se tiver dificuldades para escrever, aprimore-se, faça um curso). Quando falar, seja direto, empático, educado, não se distraia, preste atenção em sua linguagem corporal e respeite o grau de compreensão do ouvinte. Já uma escuta eficaz consiste em ter interesse na mensagem do interlocutor, olhar nos olhos, prestar atenção ao significado das informações, evitar opiniões ou julgamentos próprios e evitar interromper quem fala.
A habilidade de se comunicar de forma clara e objetiva é fundamental para a carreira, negócios e imagem tanto do profissional, quanto do gestor ou trabalhador autônomo.
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Fonte: Gazeta de Limeira, 05 de setembro de 2010, p. 15
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